User Experience in Bibliotheken: Einblicke in die Central Economics Library an der Universität Ljubljana

"Die Ergebnisse der Entscheidung, bei der Einführung neuer Dienste UX-Methoden anzuwenden, spiegeln sich in der gestiegenen Zahl aktiver Nutzer:innen, der stärkeren Nutzung der Ressourcen und einem größeren Bewusstsein für die Bedeutung der Bibliothek in der Verwaltung wider", beschreibt Tomaž Ulčakar, Leiter der Central Economics Library in Ljubljana, seine Erfahrungen mit UX.

An der Universität von Ljubljana (UL) gibt es keine zentrale Universitätsbibliothek. Vielmehr hat jede Fakultät oder Akademie ihre eigene Bibliothek: Insgesamt sind es 38. Eine dieser 38 Bibliotheken ist die Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften (Central Economics Library, CEL) an der School of Economics and Business (SEB LU), in der Tomaž Ulčakar arbeitet.

2017 besuchte er eine Konferenz in Glasgow, die ihm die Augen für User Experience (UX) öffnete. Seitdem hat sich am CEL viel getan: Es gab eine Pop-up-Bibliothek, eine Verlagerung des Fokus auf die Hauptnutzer:innen, und das gesamte Konzept der Nutzer:innenschulung wurde überarbeitet.

Ein Interview mit Tomaž Ulčakar, Central Economics Library und Publikationsstelle an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Universität Ljubljana.

Was sind eure Ziele mit UX? Habt ihr sie erreicht?

Das Ziel der Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften ist es, sich in ein modernes Wissenszentrum (Centre of Knowledge, CeK) zu verwandeln, in dem Aktivitäten wie die klassische Bibliothek, die digitale Bibliothek, das Informationszentrum, die Publikationsstelle Open Access, das Infrastrukturzentrum mit zwei Laboren (Verhaltenslabor und Finanzlabor) als ein großer, moderner Wissensinkubator zusammenarbeiten werden.

Welche UX-Methoden wendet ihr am CEL an?

Wir verwenden vor allem: Brainstorming, Interviews mit Interessengruppen und Nutzer:innen, manchmal auch Kickoff-Meetings.

Kannst du uns ein praktisches Beispiel nennen, das funktioniert hat, bei dem ihr UX zur Lösung eines Problems eingesetzt habt?

Ein gutes Beispiel für den Einsatz von UX im CEL war die Gestaltung von Online-Diensten für Nutzer:innen zu Beginn der Pandemie im März 2020, als wir alle oben genannten Methoden in Kombination in unseren Zoom-Meetings einsetzten, um das neue Online-Produkt „CEL outside the library“ zu starten.

Um UX-Methoden anwenden zu können, braucht ihr Bibliotheksnutzer:innen, die bereit sind, sich zu beteiligen. Wie gelingt es euch, diese zu finden und zu motivieren?

Diesen Teil finde ich am schwierigsten. Ja, es stimmt, man braucht viel Energie, um die Benutzer:innen zur Teilnahme zu bewegen. Wir haben einige sehr enthusiastische Kolleg:innen, die bereit sind, sich in die Komfortzone der Nutzer:innen zu begeben und sie zu motivieren: mit Worten, denn wir versuchen, unsere Dienste zu verbessern. In der Vergangenheit haben wir auch unsere Social-Media-Kanäle genutzt, um die Beteiligung an UX mit einem Preis für die beste Idee zu fördern (als wir einen neuen Namen für unsere Plätze zum Lernen oder für den:die E-Tutor:in suchten).

Wann und warum habt ihr angefangen, euch mit UX zu beschäftigen? Was bedeutet das praktisch?

Basierend auf dem Vortrag von Andy Priestner auf dem European Business School Librarian’s Group (EBSLG) Annual General Meeting 2017 in Glasgow und seinem Buch “User Experience in Libraries: Applying Ethnography and Human-Centred Design” haben wir beschlossen, das gesamte Benutzungskonzept der Bibliothek zu ändern.

2017 haben wir die Nutzer:innen segmentiert, ihre Gewohnheiten beobachtet und die ersten Entscheidungen getroffen, dass wir die Dienstleistungen an die Hauptnutzer:innen anpassen müssen: Vollzeitstudent:innen. Daher gingen wir zu Beginn des akademischen Jahres im Oktober 2017 mit der Pop-up-Bibliothek aus der Bibliothek hinaus und präsentierten die Dienstleistungen am Stand.

Pop-up-Bibliothek: Registration

2018 haben wir viel daran gearbeitet, den Fokus der Bibliothekar:innen in der Ausleihe zu ändern und auch einige Untersuchungen unter den Nutzer:innen durchgeführt, um herauszufinden, wie sie sich in unseren Räumen verhalten, wonach sie suchen, wie sie unsere Einrichtungen nutzen usw. Wir haben auch einen jungen Mitarbeiter, der mit seiner frischen Perspektive auf die Bibliothek und ihre Dienstleistungen andere Kolleg:innen motiviert hat, noch größere Veränderungen in der UX-Dimension vorzunehmen.

Nach einer Analyse des bestehenden Modells und auf der Grundlage der an der Theke, in persönlichen Gesprächen und Umfragen geäußerten Wünsche der Benutzer:innen haben wir 2019 beschlossen, das gesamte Konzept der Benutzer:innenschulung zu ändern. Wir boten stark spezialisierte Präsentationen mit E-Ressourcen-Workshops für bestimmte Studienbereiche an. Mit diesem Konzept gingen wir auch auf Professor:innen zu und luden Bibliotheksexpert:innen in einzelne Lehrveranstaltungen ein, um relevante E-Ressourcen vorzustellen.

Alle Schulungen (training presentations) und Workshops für ein akademisches Jahr werden auf der LibCal-Plattform präsentiert. Wir nutzen die Plattform auch als E-Tutorin für alle Bibliotheksdienste, wie Mitgliedschaft und Ausleihe, Fernzugriff, Schulungen usw. Für jede Schulung werben wir mit einem Flyer und auf unseren Kanälen.

Für jede Schulung werben wir mit einem Flyer und auf unseren Kanälen

Diese Annäherung an die Benutzer:innen war während der Corona-Jahre 2020 und 2021 von entscheidender Bedeutung, als die Bibliothek ihre Dienstleistungen online über Zoom präsentierte und so mit den Benutzer:innen in Kontakt blieb. Wir haben fast alle Dienste online gestellt. Die Statistiken zeigen einen starken Anstieg bei der Nutzung des Fernzugriffs auf elektronische Ressourcen:

Die Statistiken zeigen einen starken Anstieg bei der Nutzung des Fernzugriffs auf elektronische Ressourcen

2020 und 2021 haben wir auch hart daran gearbeitet, eine gute Benutzer:innenerfahrung mit Open Access, bei der Unterstützung von Forschenden und mit einem guten Informationsservice zu Open Access anzubieten. Die Open-Access-Erfahrung in unserem Bereich ist im Poster eines Kollegen für die Open Science Conference 2022 gut dargestellt. In der Präsentation des Kollegen war zu sehen, was getan wurde, um im letzten Jahr eine so starke Nutzung des institutionellen Repositoriums durch Forscher:innen zu erreichen.

Die Ergebnisse der Entscheidung, bei der Einführung neuer Dienste UX-Methoden zu verwenden, spiegeln sich in der gestiegenen Zahl aktiver Nutzer:innen, der verstärkten Nutzung der Ressourcen und nicht zuletzt in einem größeren Bewusstsein für die Bedeutung der Bibliothek in der Verwaltung wider.

Was sind die wichtigsten Lehren, die ihr aus der Anwendung von UX gezogen habt?

UX ist eine recht komfortable Methode für die Anwendung neuer Services, aber sie erfordert am Anfang, wenn man mit der Planung beginnt, auch viel Energie. Man braucht viel Kraft, um den Prozess zu managen und die Ideen zu organisieren. Aber es kann auch sehr angenehm sein, man baut ein Team mit Kolleg:innen auf und lernt die eigenen Nutzer:innen kennen.

Was sind deine Tipps für Bibliotheken, die mit UX beginnen möchten? Was ist ein guter Startpunkt?

Um mit UX zu beginnen, würde ich empfehlen, die Bibliotheksnutzer:innen zu beobachten, z.B. was sie tun, wohin sie gehen, wie sie die Bibliothek nutzen, und dann systematisch mit den Dienstleistungen zu beginnen, die man ändern oder (neu) gestalten möchte. Beginnen Sie mit einer UX-Methode, von der Sie glauben, dass sie am einfachsten anzuwenden ist, oder besser gesagt, von der Sie glauben, dass sie zu Ergebnissen führen kann.

Diese Text ist eine Übersetzung aus dem Englischen.

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Wir sprachen mit:

Tomaž Ulčakar leitet die Central Economics Library (CEL), das Europäische Dokumentationszentrum und die Publikationsstelle an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Universität Ljubljana (UL). Von 2019 bis 2021 war er Vorsitzender des Bibliotheksrats, in dem die Bibliotheksaktivitäten der 38 wissenschaftlichen Bibliotheken an den Fakultäten und Akademien der UL koordiniert werden. Tomaž Ulčakar ist auf SICRIS zu finden, dem slowenischen aktuellen Forschungsinformationssystem (Slovenian Current Research Information System).
Porträt: Tomaž Ulčakar©

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