Veranstaltungen digital neu denken: ZBW-Guide für erfolgreiche Online-Events

von Dr. Doreen Siegfried, Anja Busch, Sina-Marie Heuchmer, Svea Kreutz, Katharina Kriegel und Andrea Schmidt

Wir haben in der ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft, wie viele andere Einrichtungen auch, 2020 einen Crashkurs in Sachen virtuelle Veranstaltungen gemacht. Es gab viel zu tun, denn die ZBW führt regelmäßig nationale und internationale Konferenzen, Workshops und Arbeitstreffen unterschiedlicher Art durch. Diese sind für den Wissensaustausch, Wissenstransfer und die internationale Vernetzung unablässig. Die ZBW nutzt diese Veranstaltungen, um sich mit ihren unterschiedlichen Anspruchsgruppen nachhaltig und effizient auszutauschen, um neue Entwicklungen auf den Weg zu bringen und um die eigenen Erfahrungen sowie Arbeits- und Forschungsergebnisse im Rahmen des Wissenstransfers anderen zur Verfügung zu stellen.

Während des COVID-19-Lockdowns ist es uns in der ZBW gelungen, unsere eigenen nationalen und internationalen Konferenzen in die virtuelle Welt zu transferieren. Die Zahlen an Teilnehmer:innen sind gestiegen: So erreichte die ZBW beispielsweise mit der Fachtagung „Semantic Web in Libraries“ 450 Teilnehmer:innen aus 57 Ländern (in Kooperation mit dem hbz), bei der Open Science Conference kamen 384 Gäste aus 32 Ländern virtuell zusammen, auf dem International FAIR Convergence Symposium trafen sich 1.100 Vertreter:innen aus 71 Ländern.

Virtualität heißt aber auch Umdenken. Die Veranstaltung in ihrer Face-to-face-Form 1:1 in die digitale Welt zu transformieren, reicht nicht aus. Dabei stellen sich Fragen wie: Was brauchen die Speaker:innen an Informationen, Hilfsmitteln und Unterstützung, um gut auftreten zu können? Welche Bedarfe haben die Teilnehmer:innen, wenn sie von zu Hause an einer virtuellen Konferenz teilnehmen? Und welche Kompetenzen und Technik-Skills braucht das Organisationsteam hinter den Kulissen? Wie können wir das Wir-Gefühl bei der Veranstaltung herstellen? Kurzum: Was braucht wer, wann und in welcher Form, um sich wohlzufühlen, damit die Veranstaltung von allen Akteur:innen als gewinnbringend angesehen wird?

Wir haben hier unsere Erfahrungen der letzten Monate notiert. Am Ende gibt es eine kleine Checkliste zum Downloaden.

Das Programm

1. Umfang

Nach all den Monaten ist uns allen klar: Weniger ist mehr. Niemand hält mehr als vier Stunden in einer virtuellen Tagung durch. Unsere 5 Tipps zu Umfang und Zeit von Online-Events:

1. Kürzen Sie die Vortragsslots auf 30 Minuten und den Tagungstag auf maximal vier Stunden. Bauen Sie in den vier Stunden Pausen ein. Die Mittagspause sollte mindestens 30 Minuten lang sein.
2. Sorgen Sie für Abwechslung, Aktivitätswechsel und Partizipation im Programm. Binden Sie zum Beispiel Videos, Bilder und Musik (Achtung GEMA) vor, zwischen und nach den Vorträgen/Pausen ein. Das lockert auf und schafft etwas Konferenzatmosphäre.
3. Achten Sie bei internationalen Veranstaltungen auf die verschiedenen Zeitzonen. Platzieren Sie auch Ihre Speaker:innen nach einer komfortablen Lokalzeit. Niemand steht gern für den Techniktest schon um 5.00 Uhr morgens auf.
4. Planen Sie Pufferzeiten zwischen den Sessions ein. So vermeiden Sie bei unvorhersehbaren Ereignissen, unnötig in Verzug zu geraten. Die Pufferzeiten können von einer guten Moderation dazu genutzt werden, ein Wir-Gefühl zu schaffen.
5. Denken Sie auch an die Bedürfnisse der Personen, die durch die Veranstaltung führen. Gibt es genügend Pausen zum Austreten oder Durchatmen? Haben die Moderator:innen auch eine genügend lange Pausen, um die Konzentration halten zu können?

2. Moderation

In einer analogen Tagung sitzen die Teilnehmer:innen in einem Raum, teilen den gleichen Ausblick und genießen den gleichen Kaffeeduft im Raum – kurz: Sie erleben Gemeinsamkeit. Diese Gemeinsamkeit kann in einer virtuellen Konferenz unter anderem durch eine:n Moderator:in geschaffen werden, der:die wie ein roter Faden durch die Konferenz führt. Wir haben sowohl bei der Open Science Conference als auch bei den Regionalfinalen und dem Bundesfinale vom YES! – Young Economic Summit gute Erfahrungen mit einer Moderation gemacht, die nicht nur durch das Programm führte, sondern die Situation auch ein bisschen auflockerte.

Unsere Empfehlung: Suchen Sie sich eine:n Kolleg:in oder eine:n professionelle:n Moderator:in, der:die sprachlich gewandt und witzig ist und – bei einer internationalen Veranstaltung – mit interkultureller Kompetenz glänzen kann. Für Laien-Moderator:innen ein paar Tipps aus unserer Praxis: Aktivieren Sie die Leute beim Einchecken, zum Beispiel im Chat. Entweder soll jede:r in ihrer:seiner Sprache „Hallo“ sagen oder schreiben, was er:sie gerade trinkt/sieht oder ähnliches. Beim YES! sollten die Schüler:innen beispielsweise ihr Energie-Level mit einem Mood-Animal beschreiben: Bin ich auf dem Level Känguru oder eher Goldfisch? Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Aber: Vorbereitung ist alles. Je konkreter das Moderationsbriefing im Vorfeld ist, desto wahrscheinlicher entspricht die Moderation Ihren Vorstellungen. Bauen Sie kleine Quizfragen ein oder animieren Sie die Leute, damit sie sich zwischen den einzelnen Sessions bewegen und auflockern.

Eine Mischung aus Humor und Ernsthaftigkeit kommt oft gut bei den Teilnehmer:innen an. Der:die Moderator:in sollte Vermittler:in zwischen Teilnehmenden, Technik, Diskussionsteilnehmer:innen und Speaker:innen sein. Fragen Sie die Speaker:innen, was sie sehen, wenn sie aus dem Fenster gucken, welches ihr Lieblingsgegenstand auf dem Schreibtisch ist oder ähnliches. Dies lockert die Stimmung auf und nimmt den Speaker:innen die Aufregung. Zeigen Sie, wer im Backstage-Bereich sitzt. Im Vorfeld haben alle Teilnehmenden viele E-Mails von den Organisator:innen bekommen. Es ist schön, dazu auch kurz ein Gesicht zu sehen. Die Betonung liegt auf „kurz“. Es bietet sich an, parallel einen Chat laufen zu lassen, in dem beispielsweise bei zeitlichen Änderungen im Ablauf der:die Moderator:in schnell und einfach kontaktiert werden kann. Diese:r kann über das zu nutzende Konferenztool oder klassisch per Mobiltelefon integriert werden. Ersteres hat sich insbesondere beim YES! bewährt.

3. Kommunikation des Programms

Ein Tagungsprogramm kann sich trotz bester Planung immer noch einmal ändern. Schreiben Sie daher am besten drunter: „Programm unter Vorbehalt“. Verschicken Sie deshalb auch nicht das Programm als PDF, das dann ausgedruckt und veraltet an der Pinnwand hängt, sondern lieber den Link zur Tagungs-Website.

4. Registrierung

Beim Anmelden kann es passieren, dass sich Gäste beim Eingeben ihrer E-Mail-Adresse vertippen. Das ist natürlich fatal, weil sie dann keine Informationen bekommen und sich wundernd wieder bei Ihnen melden. Daher unser Tipp: Lassen Sie die Teilnehmenden ihre E-Mails-Adresse zweimal eingeben. Mit diesem Gleichheitscheck passieren weniger Fehler.
Wenn es für Sie praktikabel ist, verlangen Sie eine Teilnahmegebühr bis zu 50 Euro. Das schafft Verbindlichkeit. Sollten Sie eine kostenfreie Veranstaltung planen, rechnen Sie mit einer höheren No-Show-Quote und gleichzeitig mit hoher Fluktuation während der Veranstaltung (der Teilnehmenden-Support sollte daher durchgehend besetzt sein). Die Gäste suchen sich nur die Rosinen aus dem Programm heraus und erscheinen gegebenenfalls nur für einen einzigen Workshop.

Kommunikation mit den Speaker:innen

Das Programm ist fertig und passende Speaker:innen aus aller Welt stehen bereit? Dann gilt es jetzt, mit den Speaker:innen vorab alle Details zu besprechen, sodass sie am Tagungstag selbst genau wissen, was sie tun müssen, um der Tagung zu einem Erfolg und sich selbst zu einem glänzenden Auftritt zu verhelfen. Kommunizieren Sie ganz klar, wieviel Zeit den Speaker:innen für die Präsentation, die FAQs und die ggf. nachgelagerten Meet-the-Speaker:innen-Sessions zur Verfügung stehen.

1. Für einen professionellen Eindruck: Technik-Checks vorab

Testen Sie mit Ihren Speaker:innen, Panelist:innen, Moderator:innen, Graphic-Recordern und anderen am Programm beteiligten Personen die Tagungstechnik. Und zwar nicht erst eine Stunde vorher, sondern ein paar Tage vorher. Gegebenenfalls müssen sich die Akteur:innen noch Lizenzen besorgen oder die neueste Version herunterladen.

FAIR Festival 2021: Graphic Recording Time Lapse Video of the Opening Plenary on 21 June 2021 (Youtube), Grafik von Maria Foulquié von Visuality ((CC BY 4.0).

Üben Sie das Teilen des Bildschirms. Achten Sie beim Techniktest auf die Hintergründe Ihrer Beteiligten (keine Familienfotos, vertrockneten Pflanzen, keine Küchenzeile mit dem Abwasch von gestern oder ähnliches). Gegebenenfalls wollen die Agierenden ein Roll-Up ihrer Einrichtung aufstellen? Wenn die Tagungstechnik es zulässt, bieten sich auch einheitliche gebrandete virtuelle Hintergründe an.

Achten Sie auf die Lichtsituation Ihrer Speaker:innen; gegebenenfalls helfen Weichzeichner. Hier ein paar Tipps:

• Licht sollte am besten von vorn kommen, das heißt entweder durch ein Tageslichtfenster oder von einer Lichtquelle wie einer Ringleuchte mit Klemmhalterung oder einer Ringleuchte auf dem Rechner.
• Mit Ringleuchten kann man auch die Lichttemperatur einstellen (dadurch wirkt man mal etwas kühler und mal etwas wärmer im Gesicht – je nach Lichtverhältnissen).
• Achten Sie darauf, dass kein direktes Sonnenlicht in den Bildausschnitt fällt (wirft zu harte Schatten).
• Bei unschönen Reflexionen in den Brillengläsern positionieren Sie die Kamera höher.

Achten Sie darauf, dass die Speaker:innen die Kamera auf Augenhöhe eingestellt haben und somit ein professionelles Erscheinungsbild liefern. Weisen Sie auch die Speaker:innen darauf hin, dass eine gute Internetverbindung und ein Headset mit Mikrofon das A&O ist. Am besten geben Sie den Speaker:innen ein technisches Briefing

Am Rande: Es hilft, wenn die Tagungsteilnehmer:innen standardmäßig auf stumm gestellt sind, sodass die Tagung ohne akustischen Stress starten kann. Schalten Sie auch akustische Signale bei Ankunft und Verlassen von Teilnehmenden im Meeting ab.

2. Fall-Back-Lösungen vorbereiten

Wir haben bei einer internationalen Konferenz 2021 die Situation erlebt, dass ein Kälteeinbruch in Nordamerika zu einem großen Stromausfall geführt hat. Leider saß eine Speakerin genau dort in ihrer stromlosen Wohnung und konnte nicht an der Tagung teilnehmen. Ein prophylaktisches Pre-Recording hatte sie ausgeschlagen, da die Slides noch nicht fertig waren. Daher unser Tipp: Verpflichten Sie die Speaker:innen, ihre Talks eine Woche vor der Veranstaltung für das Pre-Recording fertigzuhaben. Nur so können die Vorteile einer virtuellen Konferenz ausgenutzt werden. Es ist für die Tagungsteilnehmer:innen von erheblichem Mehrwert – insbesondere wenn sie Tagungsgebühren gezahlt haben –, wenn sie Vorträge von hoher technischer Qualität erleben können. Sollten Sie für diese Pre-Recordings einen Dienstleister beauftragt haben, kontrollieren Sie, ob die Speaker:innen auch wirklich den Aufnahmetermin wahrgenommen haben.

Apropos Kontrolle: Viele Tagungen integrieren Postersessions. Für die Präsentierenden ist es angenehm, wenn sie schon vorab ihre PDFs plus ergänzende Dokumente (Videos, Fotos, CV, …) hochladen können. Kontrollieren Sie rechtzeitig, ob auch wirklich alle Poster hochgeladen sind. Sie sehen schon: Es ist einfach mehr Kommunikation notwendig als bei einer analogen Veranstaltung. Unser Tipp: Klären Sie in Ihrem Team, wer was mit wem bespricht. Verschiedene Ansprechpersonen bringen die Speaker:innen oft durcheinander. Dokumentieren Sie, was Sie wann mit wem besprochen haben. Denn es kann immer mal ein Teammitglied krank werden und dann muss absolute Transparenz bestehen, was erledigt ist und was nicht.

Einfache Botschaften: Egal, ob Sie nun eine Information an Speaker:innen, Panelist:innen, Moderator:innen, Graphic-Recorder:innen oder andere am Programm beteiligte Personen senden – Halten Sie es kurz und einfach. Unsere Erfahrung ist, dass zu viele Informationen in einer E-Mail nicht gelesen werden. Es wird ungern im Posteingang gescrollt. Also: Bitte immer nur EINE Botschaft pro Nachricht/E-Mail und dafür lieber kurz vor der Veranstaltung einen Reminder mehr. Für alle, die geballte Infos wünschen, können Sie eine FAQ-Liste auf der Website hinterlassen.

3. Einverständniserklärungen

Denken Sie auch bei virtuellen Konferenzen an die erforderlichen Einverständniserklärungen inklusive Datenschutzvorgaben – nicht nur zur Veröffentlichung von Folien, sondern auch für Screenshots, gegebenenfalls für Mitschnitte, Videos und so weiter. Diese müssen vorliegen, bevor das Event stattfindet. Bei analogen Konferenzen konnten wir in der Vergangenheit den Speaker:innen immer noch vor Ort die Erklärungen ausgedruckt vorlegen, auch noch am zweiten Tagungstag. Bei virtuellen Tagungen ist das „Hinterherlaufen“ schwieriger. Dies muss auf die Liste „Kontrollieren“ in Ihren Projektplan gesetzt werden. Prüfen Sie vor der Veranstaltung also noch einmal, ob alles vorliegt:

• Einverständniserklärung
• Präsentationsfolien
• aufgezeichneter Vortrag
• Poster
• hinterlegte Zeiten für “meet the speaker”.

Wollen Sie im Nachgang den Referent:innen die Chats schicken? Dann brauchen Sie auch hierfür im Vorfeld die Einverständniserklärungen. Dieses Mal von den Tagungsteilnehmer:innen. Bedenken Sie aber, dass jegliche Aufnahmen immer auch eine Hürde sein können, sich aktiv zu beteiligen. Sei es nun der Chat oder das Gruppenbild. Sie kennen Ihre Zielgruppe am besten. Vielleicht hilft es ja, wenn Tagungsteilnehmer:innen die Option bekommen, sich während der Tagung mit einem fingierten Namen umzubenennen?

Kommunikation mit den Tagungsteilnehmer:innen

Das Programm steht, die Registrierung ist offen und die Website ist eines Usability-Preises würdig? Dann können die Einladungen starten.

Wir empfehlen sprechende URLs beziehungsweise einfache Links für das Programm. Denken Sie an den Hashtag für Ihre Veranstaltung. Ihre Teilnehmenden sitzen vor Rechnern oder anderen Geräten und haben direkt Zugang auf Social-Media-Kanäle. Nutzen Sie dies und machen Sie darauf proaktiv aufmerksam.

Sind die Tagungsteilnehmer:innen registriert, erwarten sie natürlich den Zugangslink. Verschicken Sie diesen Link erst kurz vor der Tagung und am besten gleich mit einer Outlook-Einladung. Er verschwindet sonst im Posteingang und Sie bekommen viele Nachfragen. Auch bei Outlook-Terminen verschicken Sie am besten nur die Zugangsdaten, und das Programm ist mit einem Link zur jeweiligen Information verknüpft. So müssen Sie etwaige Änderungen nur einmal online vornehmen.

Verwenden Sie möglichst wenige Einwahlcodes. Wir haben in einer unserer ersten virtuellen Tagungen die Buchungsnummer kommuniziert plus den Code für den Attendee Hub, der virtuellen Lobby, und für die Posterpräsentierenden zusätzlich sogar noch den Code für den Posterraum. Das war einfach ein zu großes Schlüsselbund, und einige Gäste waren überfordert. Daher auch hier: EINFACH ist das Zauberwort.

1. Kommunikationscountdown und FAQ

Vor, während und nach der Tagung wollen Sie sicher viele Informationen an die Tagungsteilnehmer:innen verkünden. Machen Sie es Ihren Teilnehmenden so einfach wie möglich, dabei zu sein. Bereiten Sie diesen Baukasten im Vorfeld vor. Wir empfehlen:

• Eine Woche vorher: „In der kommenden Woche …Sie können schon jetzt … Wir freuen uns. Bitte achten Sie auf die Zeitzone in CET“. Bei internationalen Tagungen können Sie einfach nicht oft genug auf die unterschiedlichen Zeitzonen hinweisen.
• Ein paar Tage/einen Tag vorher: „Es stehen spannende Tage an …“ mit Hinweis auf Log-In, Livestream, Austauschmöglichkeiten untereinander etc.
• Am Tagungstag: Programm des jeweiligen Tagungstages, Kontaktdaten, Helpdesk.
• Nach der Tagung „Vielen Dank für Ihre Teilnahme …“, Hinweis auf Aufzeichnungen, Folien, Poster etc., Feedbacklink.

Bereiten Sie auch typische Anfragen vor: Wie melde ich mich an? Wie sind die Zeiten der Konferenz? Ich finde den Zugangslink nicht. Was kann ich tun? Ich kann mich nicht einloggen. Wie ist mein Passwort? Wo sehe ich den Livestream? Wo finde ich die Aufzeichnungen und Präsentationsfolien?

2. Störungen vermeiden

Denken Sie auch an mögliche Zwischenfälle, an Zoombombing, Technikausfall oder ähnliches. Bitte posten Sie den Link zum Raum nicht öffentlich, gegebenenfalls verschicken Sie das Passwort separat. Lassen Sie die Teilnehmer:innen sich vorher zur Veranstaltung anmelden oder schalten Sie eine verbindliche Registrierung auf einer Plattform vor. Aktivieren Sie den Warteraum und führen Sie wenn möglich einen Teilnahmeabgleich durch. Vor allem wenn Sie mit Minderjährigen Veranstaltungen durchführen, ist der Jugendschutz besonders zu beachten und entsprechende Abkürzungen im Vorfeld zu vereinbaren. Klarnamen dürfen nicht ungefragt gezeigt werden. Hier ist die Einbindung der:des hauseigenen Datenschutzbeauftragte:n sehr zu empfehlen. Falls Personen nicht zugeordnet werden können, besteht bei Konferenztools häufig die Möglichkeit, Nachrichten in den Chat zu schreiben und so nachzufragen.

Lassen Sie für jedes Meeting eine neue ID generieren. Deaktivieren Sie den Beitritt der Teilnehmenden kurz vor Beginn der Moderation, damit keine Störung und Unruhe entstehen. Verweisen Sie in allen E-Mails an den Helpdesk.

Benutzen Sie keine Systemsprache, sondern überlegen Sie, wie es die User:innen am besten verstehen können. Vermeiden Sie möglichst Formulierungen wie „Virtual Attendee Hub“ oder „Booth“. Schreiben Sie stattdessen lieber „Lobby“, „Posterraum“ oder „Pausenraum“.

3. Lobby einrichten und Teilnehmende aktivieren

Bevor es überhaupt losgeht – manche Leute kommen entspannt fünf Minuten vor Tagungsstart –, hat es sich bei uns bewährt, mit einer musikalisch unterlegten Slideshow und einem Counter zu beginnen. Hier kann das Tagungsprogramm, die Highlights, die Vorstellung der Keynote-Speaker:innen oder was auch immer präsentiert werden. Die Slideshow ist sozusagen die Lobby der Tagung. Die Gäste kommen langsam an und werden freundlich in den Tagungsmodus gebracht.

Haben Sie besonders viele Teilnehmende dabei und möchten Sie später eine rege Diskussionskultur haben, ist eine aktivierende Moderation mit einem Netzwerktreff (zum Beispiel Musikwünsche zu Beginn, Quizfragen, Wo kommt wer her? und so weiter) zu Beginn empfehlenswert, um die Bedienung des Mikrofons zu üben und die Teilnehmenden anzuregen, sich aktiv in die Veranstaltung einzubringen. Externen Gästen wird eine spätere Zeit zur Einwahl genannt. Diese fügen sich dann in die Plauderrunde ein. Das führt zum einen zu einer entspannten Atmosphäre und einer niedrigeren Hemmschwelle, sich im späteren Verlauf zu beteiligen, und zum anderen kann so ein indirekter Technik-Check seitens der Teilnehmenden durchgeführt werden. Technischen Störungen im offiziellen Ablauf können so beispielsweise vorgebeugt werden.

Chat: Wir haben in allen Veranstaltungen beobachtet, dass die meisten Gäste sich am liebsten per Chat beteiligen. Wenn es Ihr System zulässt, empfehlen wir zwei Chats einzurichten, a) für inhaltliche Fragen an den:die Speaker:in, b) für technische Fragen oder Hinweise („Bei mir rauscht es.“, „Der Ton ist zu leise.“ oder ähnliches). Einen Chat für alle zu öffnen, birgt zwar die “Gefahr”, dass viel nebenbei geplaudert wird, hat aber auch das Potenzial, wie in einer Face-to-face-Veranstaltung Kontakte aufzubauen. Schließlich fehlt das zufällige Aufeinandertreffen beim Kaffeeholen. Es lohnt sich aber auch, “Melde-Optionen” wie das Handheben bei Zoom im Vorfeld zu üben. Die Hemmschwelle, sich doch per Wortmeldung zu beteiligen, kann so gesenkt werden.

Social Events im Kontext von Online-Konferenzen

Fast das Schönste an Konferenzen sind ja die neuen und alten Begegnungen, die inspirierenden Gespräche mit Fachkolleg:innen, die man gerade eben erst kennengelernt hat oder die man – einem Klassentreffen gleich – jedes Jahr wiedertrifft. Viele Veranstalter:innen schaffen dafür Räume über Get Together, Satelliten-Events oder Tagungsdinner. Wir haben hier in der ZBW vieles versucht, diesen Austausch auch im Virtuellen zu ermöglichen. Vorweg: Wir haben keine Lösung, die zu 100 Prozent das persönliche Gespräch ersetzt. Aber wir haben experimentiert und teilen gern unsere Erfahrungen. Hier unsere Tipps:

Versuchen Sie es doch einmal mit einer Breakout-Party. Dazu einfach GEMA beantragen für Ihre Songs und die Musik laut abspielen. Beim YES! gab es einen Spieleraum (Schere-Stein-Papier), der gut ankam. Es muss ja nur wenige Minuten dauern. Themenbezogene Breakout-Räume funktionieren ebenfalls. Die Teilnehmer:innen wechseln eigenständig zwischen den Räumen und haben gleich ein Thema, mit dem das Eis gebrochen werden kann. Wie wäre es mit einem Online-Quiz?

Zoom-Roulette in mehreren Runden (die Teilnehmenden werden zufällig in Breakout-Räume eingeteilt) mit einer spezifischen Fragestellung als Icebreaker funktioniert ebenfalls wunderbar. So können sich Personen kennenlernen und ins Gespräch kommen, die sich im Vorfeld noch nicht kannten.

Spatial.Chat: Wir haben die soziale Netzwerkplattform Spatial.Chat bei einer Veranstaltung getestet und gutes Feedback dafür erhalten. Zwar kann diese Plattform auch keine echten Begegnungen ersetzen, funktioniert für die digitale Welt aber ziemlich gut. Trotz ein paar technischer Schwierigkeiten, wie beispielweise Widerhall bei einigen Teilnehmenden, wurde Spatial.Chat erstaunlich gut angenommen. Die Hürde für Teilnehmende, an diesen digitalen Netzwerkveranstaltungen teilzunehmen, scheint jedoch noch immer sehr hoch.

So einfach, aber dann doch so schön: Ein Gruppenfoto in der Pause. Die meisten Teilnehmenden haben während der Tagung ihr Video ausgestellt oder sehen sich nur in kleineren Gruppen. Wenn dann plötzlich alle gleichzeitig im Bild sind und man sich zuwinken kann – zu schön.

Open Science Conference, Online, 17. – 19. Februar 2021: 384 Teilnehmer:innen aus Europa, Asien, Australien sowie Nordamerika diskutieren, wie Open Science in der Praxis konkret umgesetzt wird. (Copyright: ZBW)

Wir haben dann für das Gruppenfoto einen „Zeremonienmeister“ bestellt, der das Signal zum Lächeln gibt. In anderen Kontexten wurden Schilder hochgehalten, Buchstaben mit den Händen geformt, Tassen hochgehalten. Sie kennen derartige Posen sicherlich aus anderen virtuellen Kontexten.

Wir möchten an dieser Stelle auch unsere schlechten Erfahrungen teilen, denn von denen lernt man ja oft am meisten: In der virtuellen Lobby der Open Science Conference gab es die Möglichkeit für Verabredungen mit bis zu sechs Personen. Das haben aber nur wenige genutzt. Es ist eben doch etwas anderes, spontan am Kaffeeautomaten ein Gespräch zu starten, als in einem Zoom-Raum.

Visuelle Dokumentation von Online-Veranstaltungen

Für die Öffentlichkeitsarbeit sind analoge Veranstaltungen aller Art immer ein Geschenk, denn man kann sie wunderbar festhalten. Seien es tolle Bilder mit Tagungsteilnehmer:innen aller Art, kurze Video-Statements von Speaker:innen oder Gästen oder musikalisch unterlegte Video-Dokumentationen, die den Spirit einer Veranstaltung einfangen. Wie aber geht dies bei Online-Tagungen? Hier ein paar Ideen:

• Screenshots
• Schulterblick-Fotos mit Blick auf den Rechner
• Graphic Recording
• Live-Zeichner:innen, man sieht also bei der Bilderstellung zu
• Videosnippets mit Best-Of-Momenten oder -Aussagen

Online Konferenz am 01.06.2021 – Preis für Bildungs- und Wissenschaftsdiplomatie, Martin Markes, Sharenotes (CC BY-NC-ND 4.0)

Graphic Recording von der BWD-Preisverleihung am 1.6.2021 mit Bundesbildungsministerin Anja Karliczek. Hier erhielt das YES! – Young Economic Summit einen Preis vom BMBF.

Technik und Ablaufplanung

Erstellen Sie sich ein Drehbuch, in dem der konkrete Ablauf mit allen technischen Details im Hintergrund dokumentiert wird. Holen Sie sich Technik-Supporter:innen ins Team. Hier können alle Teilnehmenden bei Problemen Fragen direkt über den Chat oder per Telefon/E-Mail an die verantwortlichen Personen stellen.

Planen Sie Ihr Personal nicht zu eng und denken Sie daran, dass Multitasking zwar möglich ist, aber das auch nur bis zu einem gewissen Grad. Fällt jemand aus dem Team aus, sollte nicht die gesamte Veranstaltung davon abhängig sein. Halten Sie einen Plan B für technische Probleme bereit. Zum Beispiel kann ein:e Backup-Moderator:in im Backstage-Bereich bereitstehen, um bei Bedarf für den:die Hauptmoderator:in einzuspringen.

Auch wenn Sie mit einem:einer externen Dienstleister:in zusammenarbeiten, setzen Sie sich selbst auch mit der gesamten Technik auseinander, um gegebenenfalls Referent:innen besser unterstützen zu können.

Unser Fazit: Virtuelle Veranstaltungen sind eine eigene Eventform

Analoge Veranstaltungen können nicht 1:1 ins Digitale übertragen werden. Organisator:innen müssen den Bedarfen ihrer Gäste und Speaker:innen empathisch begegnen. Deswegen sollten virtuelle Veranstaltungen komplett neu gedacht werden. Die Gäste wachen nicht morgens im Tagungshotel auf und wissen somit automatisch, dass heute kein regulärer Bürotag ist. Bei einer virtuellen Tagung müssen sie freundlich daran erinnert werden, dass sie sich in der Vergangenheit für eine Tagung angemeldet haben. Bedenken Sie Technik, Lizenzen, Schulungen, Support und den gegebenenfalls höheren Personalaufwand. In der Programmgestaltung müssen kürzere Impulse gesetzt werden, das heißt die Formate einkürzen, dafür eventuell häufiger stattfinden lassen. Letztlich verhält es sich mit analogen und virtuellen Veranstaltungen so, wie mit Konferenzen und Schulstunden: Sie ähneln sich in gewisser Weise, aber letztlich findet doch etwas komplett anderes statt.

Trotz einer mittlerweile breiten und mehrmonatigen Erfahrung mit virtuellen Meetings hat niemand Lust, sich als Speaker:in oder Teilnehmer:in durch hunderte E-Mails, Anleitungs-PDFs, Checklisten oder How-to-Videos zu arbeiten. Gestalten Sie also alles möglichst komfortabel und einfach. Verwenden lieber Sie Mühe und Aufwand, um an der Nutzer:innenfreundlichkeit zu schrauben, als ihre 200 bis 300 Gäste. Sie werden es Ihnen danken.

Der Vorteil virtueller Veranstaltungen: Die Erfolgskontrolle kann schon während der Veranstaltung stattfinden und auch häufiger, zum Beispiel mit Feedback-Umfragen: Wie fanden Sie diese Session / diesen Tag / diesen Vortrag und so weiter? Sie können Datenspuren auswerten und analysieren, wie viele Leute in den einzelnen Sessions und Formaten waren, wann sie gekommen und wann sie wieder gegangen sind. All diese Informationen können Sie für ähnliche Veranstaltungen nachnutzen.

In Kürze werden wir das neue Kapitel „Hybrid-Veranstaltungen“ aufschlagen und auch hier sicher zahlreiche Erfahrungen sammeln. Das Lernen ist uns ein Fest und auch diese Erfahrungen werden wir gern teilen.

Hier herunterladen:
ZBW-Checkliste zur Vorbereitung digitaler Veranstaltungen

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