Online-Veranstaltungen: Hürden auf dem Weg ins Digitale meistern – am Beispiel des YES! 2020

Das Jahr 2020 hat viele Organisator:innen von Veranstaltungen vor große Herausforderungen gestellt, darunter auch den Schulwettbewerb YES! – Young Economic Summit. Sina-Marie Heuchmer und Svea Kreutz vom YES!-Team plaudern aus dem Nähkästchen und verraten, auf welche technischen Herausforderungen sie geachtet haben, wie sie es geschafft haben, die besondere YES!-Atmosphäre – den YES!-Spirit – online herzustellen und welche Erfolgsfaktoren sie identifiziert haben.

von Sina-Marie Heuchmer und Svea Kreutz

Das YES! – Young Economic Summit gibt es seit 2015. Veranstaltet wird der Schulwettbewerb für Schüler:innen aus der Oberstufe von der Joachim Herz Stiftung und der ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft. Vom YES!-Projekt und dessen Entwicklung haben wir hier berichtet. Da wir oft nach den Details gefragt werden, wie wir den Transfer der bislang physischen Veranstaltung in die digitale Welt geschafft haben, berichten wir Ihnen nun, welche Faktoren die Reise zum digitalen YES!-Finale inklusive Atmosphäre und Raum zum Netzwerken zu einem Erfolg gemacht haben.

Einbindung von Stakeholder:innen

Ein solcher Transfer wird nicht nur vom Organisationsteam vollzogen, sondern involviert auch die Stakeholder:innen. Beim YES! sind das die Schulteams, die Forschenden, unsere Partner:innen, eingeladene Expert:innen, Gäste und einige weitere Interessent:innen. Die rund 100 Teilnehmenden des Finales sollten interaktiv, mit möglichst geringer Hemmschwelle in den Prozess eingebunden und nicht nur passive Zuschauer:innen des Finales werden. Als Videokonferenztool wurde Zoom gewählt.

Zielsetzung

Alle Elemente einer Veranstaltung müssen sich mit einem zuvor klar definierten Konferenzziel und den Zielgruppen decken. Für uns war als Ziel schnell klar, dass wir neben der reinen Wissensvermittlung in Form der Lösungsideen, an erster Stelle das Networking und den Austausch untereinander ebenso spürbar gestalten wollten wie bei einer Vor-Ort-Konferenz. Auf dieser Basis haben wir einen roten Faden für unsere Veranstaltung konzipiert.

Notwendiges technisches Know-how

Noch vor der technischen Umsetzung sind einige elementare Fragen zu klären: Wie viel technisches Know-how kann man den Stakeholder:innen zutrauen? Hält die Technik bei so vielen Teilnehmenden stand? Ist den Teilnehmenden klar, was auf sie zukommt, und uns als durchführendem Team auch?

Twitter Young Economic Summit

Zur Klärung wurden mehrere interne Testrunden auch mit anderen Kolleg:innnen aus der ZBW initiiert. Außerdem wurden im Vorfeld Verantwortlichkeiten für Technik, Teilnehmenden-Management, Präsentationen und Pausen definiert. Es ist hilfreich, sich den Ablauf der Veranstaltung als eine Art Drehbuch inklusive Regieanweisungen niederzuschreiben.

Datenschutz und technisches Briefing

Bevor ein technisches Briefing herausgegeben wird, sollten alle Fragen zum Datenschutz geklärt sein. Gerade die digitale Einbindung von minderjährigen Schüler:innen bedarf einer expliziten Klärung. Dafür wurde unser Datenschutzbeauftragter eingebunden. Im Fokus standen vor allem Fragen zu konkreten technischen Einstellungen. Sind beispielsweise (Live-) Aufnahmen möglich? Können wir die Teilnehmenden verpflichten, die Kameras zu aktivieren? Darf der Chat für alle öffentlich zugänglich sein? Sollte ein Warteraum vorgeschaltet werden, um einen kontrollierten Einlass in die Konferenz zu gewährleisten?

In einem technischen Briefing haben wir alle Beteiligten über diese Maßnahmen informiert, den Ablauf erläutert und die wesentlichen Funktionen im Konferenztool erklärt. Dafür war es vor allem notwendig, sich das Nutzerverhalten der Konferenzteilnehmenden bewusst zu machen: Mit welchen Endgeräten nehmen sie beispielsweise teil?

Digitale Umsetzung der Konferenz

Unser Format folgt im Grunde einer klassischen wissenschaftlichen Konferenz. Unsere Referent:innen und die teilnehmenden Schulgruppen stellten ihren Lösungsvorschlag in Form einer Präsentation mithilfe der Funktion Bildschirm teilen vor. Im Anschluss daran fand eine Podiumsdiskussion statt, an der neben allen Schulgruppen auch eingeladene Expert:innen aus dem In- und Ausland teilnahmen. Begleitet wurde die Veranstaltung durch zwei routinierte Moderator:innen. Um das YES!-Finale so professionell wie möglich zu gestalten, haben wir uns sowohl verschiedene technische Elemente als auch Möglichkeiten zur sozialen Interaktion überlegt.

Um ein Konferenzfeeling herzustellen, wurden von uns im Vorfeld verschiedene Präsentationen wie Einführungs-, aber auch Pausenvideos vorbereitet. Hilfreich war hier ein sogenannter Bildmischer, der es uns ermöglichte, schnell zwischen Präsentationen und Videoquellen umzuschalten und Spezialeffekte wie Musik einzubinden. So konnten wir ein Time Keeping integrieren, das als Countdown für die Schulgruppen während der Präsentationen sichtbar war.

Eine weitere wichtige Funktion, um den Charakter eines Podiums zu erwirken, ist das sogenannte Spotlight. Es ermöglicht es den Veranstalter:innen, die Personen visuell in den Fokus zu setzen, die gerade einen aktiven Part einnehmen. Dafür ist als Grundeinstellung in Zoom die Sprecheransicht notwendig:

Virginijus Sinkevicius, EU-Kommissar für Umwelt, Meere und Fischerei
©YES!-Young Economic Summit

Während der an die Präsentation anschließenden Diskussion haben wir die Schulteams gebeten, die Funktion digitale Hand heben zu nutzen oder die Fragen öffentlich in den Chat zu schreiben. So konnten wir direkt auf Fragen und Anmerkungen reagieren.

Networking durch Facilitation

Eines der übergeordneten Ziele des digitalen Finales war die soziale Interaktion zwischen den Teilnehmenden, um den so typischen YES!-Spirit digital zu erzeugen. Dafür wurden zum einen Auflockerungsübungen in den Pausen eingebunden als auch separate Breakout-Räume für Untergruppen angelegt.

Um geeignete Methoden zu finden, haben wir uns im Vorfeld die folgenden Fragen gestellt: Wie können sich alle Teilnehmenden kennenlernen? Wie können wir sie am besten einbeziehen und immer wieder neu motivieren, um konzentriert zu bleiben? Wie können wir die Veranstaltung entzerren?

Neben vielen eigenen Ideen haben wir uns Unterstützung durch ein digitales Facilitation-Training geholt. Hier wurden unter anderem Methoden vermittelt, die zu mehr „Wir-Gefühl“ in digitalen Konferenzen führen.

Konkret haben wir eine Vernetzungstechnik angewandt, bei der es um die Reflektion des COVID-19-Jahres ging. Die Schüler:innen bekamen die Aufgabe, ihre Erfahrungen, Gedanken und Erlebnisse in Breakout-Räumen mit jeweils zwei Teams malerisch darzustellen. Hier konnten sie sich ihre Ergebnisse gegenseitig präsentieren und im Anschluss darüber austauschen. Die entstandenen Bilder haben wir in eine Pausenfolie integriert.

Breakout-Räume bilden Konferenzcharakter ab

Als weiteres Vernetzungsangebot haben wir nach einem der Konferenztage Breakout-Räume für verschiedene Themen angelegt: Dancefloor, Quiz Room, Bathroom und Chillout Lounge. Dancefloor und Quiz Room wurden moderiert, die anderen beiden Räume frei zur Vernetzung zur Verfügung gestellt. Die Schüler:innen hatten so die Möglichkeit, selbstständig die Räume zu wechseln, zu tanzen, zu rätseln, sich zu unterhalten und einander so ungezwungen näher kennenzulernen.

Auch in der Konferenz selbst haben wir sogenannte Warm-Ups und Energiser einfließen lassen. Das sind Auflockerungsübungen, um die Motivation und Konzentration der Teilnehmenden zu aktivieren. Dazu gehören spielerische Methoden wie die Frage nach dem aktuellen Mood Animal oder Energy Level, also nach Tieren oder einem Punkt auf einer vorgegebenen Energieskala, die ihre Motivation und Tagesverfassung wiedergeben.