Bibliotheken und Online-Veranstaltungen, Teil 1: Planungshilfen für ein erfolgreiches Event

von Birgit Fingerle

Selbst wenn in Zukunft bei Veranstaltungen nicht mehr so starke, Pandemie-bedingte Einschränkungen notwendig sein sollten, lohnt es sich zu überlegen, welche Events wirklich wieder vor Ort durchgeführt werden sollen. Oder wo sollte von der Digitalisierung profitiert und auf Pendeln und Reisen verzichtet werden? Schließlich bieten gut geplante Online-Veranstaltungen eine Reihe von Vorteilen, von denen die wegfallenden Reisezeiten nur einer ist. Einige Punkte, die grundlegend für die Planung sind, fassen wir im Folgenden zusammen.

Bewusster Einsatz von Live-Anteilen und Ungleichzeitigkeit

Generell sollte bei Online-Veranstaltungen genau abgewogen werden, welche Teile zeitlich synchron stattfinden sollten und welche asynchron versetzt angeboten werden können. Es sollte nicht versucht werden, alles mit Videokonferenzen zu „erschlagen“, denn andere Tools können zum Teil viel mehr. Und viele Bestandteile von Veranstaltungen müssen nicht gleichzeitig stattfinden, sondern können gut zeitlich versetzt geplant werden. Wichtig dafür ist es, sich immer zu fragen, was das Ziel der Veranstaltung und ihrer einzelnen Teile ist. Anschließend sollte man kritisch hinterfragen, ob diese zwingend gleichzeitig in Echtzeit durchgeführt werden müssen. Wenn möglich, sollten viele Teile asynchron durchgeführt werden. So kann der Umfang der live durchgeführten Zeitanteile oft deutlich verringert werden und die Veranstaltung dadurch zu einem besseren Ergebnis führen. Denn dies bietet mehrere Chancen: Die Teilnehmenden schalten mental nicht komplett ab. Zu lange, unproduktive Termine werden vermieden, und es wird eine bessere Work-Life-Balance und Vereinbarkeit mit Kinderbetreuung und anderen Aufgaben erreicht.

Veranstaltungsdauer und Pausen

Live-Veranstaltungen sollten online insgesamt nicht zu lange dauern, weil sie sonst sehr ermüdend sein können. Die sinnvoll mögliche Maximallänge hängt auch von der Form der Veranstaltung ab. Bei einer Konferenz, bei der man nach Belieben rein und rausgehen kann, ist eine ganztägige Veranstaltung möglich. Ein Workshop sollte eine Dauer von bis zu vier Stunden inklusive Pausen nicht überschreiten. Ohnehin sollten regelmäßig Pausen eingeplant werden: Nach 45 bis 60 Minuten sollten fünf bis zehn Minuten Pause eingeschoben werden, nach 1,5 Stunden zehn bis 15 Minuten. Ein weiterer Tipp: Überlegen Sie, ob eine eintägige Veranstaltung auf mehrere Tage verteilt werden kann. Sehr gut kann es auch sein, kleine Bewegungseinheiten in die Veranstaltung zu integrieren.

Gleichzeitig ist es wichtig, bei der Zeitplanung realistisch zu sein und das bedeutet, online mindestens genau so viel Zeit für die einzelnen Aufgaben, die während einer Veranstaltung durchgeführt werden sollen, einzuplanen wie offline. Darüber hinaus ist Zeit für die Erläuterung von Tools einzukalkulieren, ebenso sind online sehr genaue Anweisungen notwendig.

Agenda

Auch bei einer Online-Veranstaltung ist es hilfreich, eine für alle einsehbare Agenda zu haben. Die Veranstaltungsagenda kann statisch oder dynamisch sein. Eine statische Agenda kann etwa in Form einer PPT-Folie, eines Word-Dokuments oder einer PDF-Datei erstellt werden. Prinzipiell sind hier natürlich auch Änderungen möglich, was wiederum eine gewisse Dynamik der Agenda bedeuten würde. Für eine dynamische Agenda bietet es sich aber eher an, auf andere Anpassungsmöglichkeiten und eine direkte Einbindung in die kollaborative Arbeit zurückzugreifen:

• Die Darstellung als Kanban-Board, bei dem unter anderem auch mit Farbcodes und Fristen für Aufgaben gearbeitet werden kann, etwa mit Trello, FunRetro.io, Wekan, Kanboard oder Restyaboard .
• Die Nutzung von digitalen Kollaborationsplattformen für das Anlegen und Bearbeiten einer Agenda, wie Miro, Mural oder Conceptboard.

Die Agenda kann während der Veranstaltung in einem Videokonferenzsystem zeitweise oder durchgängig per Screensharing mit allen Teilnehmenden geteilt werden. Oder sie könnte auf einer anderen Plattform dauerhaft parallel zur Verfügung stehen.

Aktivierung der Teilnehmenden, damit sie nicht abschalten

Da bei Online-Veranstaltungen kein direkter persönlicher Kontakt zwischen Vortragenden und Teilnehmenden entsteht, ist eine Aktivierung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer online umso wichtiger. Teile der Veranstaltung, in denen die Teilnehmenden passiv sind, sollten daher möglichst kurz gehalten werden. Aktivierende Elemente sollten einbezogen werden, weil sonst die Teilnehmenden „abschalten“. Möglichkeiten dafür stellen wir im zweiten und dritten Teil dieser Serie vor. Diese lassen sich etwa beim Feedbackgeben während der Veranstaltung umsetzen.

Feedback während der Veranstaltung

Feedback von den Teilnehmenden kann während der Veranstaltung auf ganz unterschiedlichen Wegen gesammelt werden, zum Beispiel in Form von Handbewegungen. In manchen Videokonferenzsystemen besteht die Möglichkeit, dass die Teilnehmenden ein Emoji auswählen, um die Hand zu heben, Daumen hoch zu signalisieren, Beifall zu klatschen oder ähnliches. Zustimmung oder Widerstand können auch mit den Fingern als Zahl ausgedrückt werden oder mittels Karten.

So können etwa Farbkarten oder speziell gestaltete Virtual Meeting Cards, die vor die Kamera gehalten werden, eingesetzt werden. Will man diese Virtual Meeting Cards nicht selbst gestalten, kann man sie kostenlos bei CoCreACT oder bei der Gesellschaft für Medienpädagogik und Kommunikationskultur bekommen oder vorgefertigte bei Collaborationsuperpowers kaufen.

Beispiele für Tools, die sich ebenfalls gut für Feedback einsetzen lassen sind: Padlet und Easy Feedback.

Rollen in der Moderation

Natürlich hängt die Anzahl der erforderlichen Moderatorinnen und Moderatoren unter anderem von der Größe und der Art der Veranstaltung ab. Spätestens ab zehn Personen sollte eine zweite Moderatorin oder ein zweiter Moderator hinzugezogen werden. Als Faustregel für die Moderation gilt: Möglichst sollte mit drei Personen moderiert werden.

1. Eine Person für die Hauptmoderation,
2. eine Person für inhaltlichen Input der Teilnehmenden, zum Beispiel Lesen und Bündelung von Fragen im Chat, und
3. eine Person für den Technik-Support der Teilnehmenden sollten die Teile der Veranstaltung, die synchron stattfinden, begleiten.

Tools: Datenschutz, Kosten und Techniktest

Es gibt unzählige Tools, die für die Durchführung von Online-Veranstaltungen geeignet sind. Die Auswahl ist angesichts des sehr unterschiedlichen Funktionsumfangs nicht immer einfach. Toolsammlungen können dafür hilfreich sein. Neben den unterschiedlichen Funktionalitäten spielen für die Auswahl geeigneter Tools natürlich auch ihre Kosten eine Rolle. Auch hier ist eine weite Spannbreite zu finden. Außerdem sind selbstverständlich Datenschutzaspekte im Zuge der Auswahl zu beachten. Und schließlich ist zu klären, ob die Teilnehmenden bereit sind, sich einen (kostenlosen) Zugang anzulegen.

Die letztlich ausgewählten Tools sollten im Vorfeld der Veranstaltung im Zusammenspiel mit der technischen Ausstattung ausgiebig getestet werden, sodass man dann beim tatsächlichen Event mit ihren Funktionalitäten vertraut ist. Außerdem bietet es sich an, Testtermine für Vortragende sowie gegebenenfalls auch für Teilnehmende anzubieten, an denen sie die verwendeten Tools schon einmal kennenlernen können. Dies könnte über Aufgaben, die die Teilnehmenden im Vorfeld erfüllen sollen, gelöst oder damit kombiniert werden. Wenn dies nicht an einem losgelösten Termin vorab möglich ist, so sollte den Vortragenden und Teilnehmenden im Idealfall zumindest eine halbe Stunde vor Beginn der Veranstaltung eine Einwahl und die Klärung von möglichen technischen Problemen angeboten werden.

Haben Sie weitere Tipps für die Durchführung von Online-Veranstaltungen? Teilen Sie sie uns auf Facebook oder Twitter mit!

Das könnte Sie auch interessieren:

• Tipps für die Durchführung von Online-Veranstaltungen
• Fit für die virtuelle Lehre
• White Paper „Auswahl und Nutzung webbasierter Kommunikationsdienste in Zeiten von Corona – Datenschutz und Datensicherheitsaspekte“ (PDF)
• Toolsammlungen: Die passenden Tools für digitale Zusammenarbeit und Lernen auswählen
• Tipps und Best-Practices: so digitalisieren Bibliotheken ihre Lernangebote

Die anderen Teile unserer Serie zu Bibliotheken und Online Veranstaltungen:

Teil 1: Planungshilfen für ein erfolgreiches Event
Teil 2: Erfolgreich Konferenzen und Tagungen durchführen
Teil 3: Wie Workshops Ideenfindung und Zusammenarbeit fördern