Open Access in Finnland: Wie aus einem Open Repository eine Open-Publishing-Plattform mit Full-Service wird

von Tiina Tolonen und Minna Marjamaa

Um Open Access in Finnland zu fördern, haben die Universitäten beschlossen, ihre Kräfte zu bündeln und eine Full-Service-Plattform für Open Publishing zu entwickeln. Tiina Tolonen und Minna Marjamaa vom AMKIT-Konsortium (Link in englischer Sprache) beschreiben für uns den Fall von 25 finnischen Fachhochschulen.

Open-Access-Verpflichtungen von EU und Mitgliedstaaten – wie verwirklichen?

Ab dem Jahr 2020 muss eine Vorgabe aus Horizon 2020 eingehalten werden:

• Open Access ist verpflichtend, entweder über ein Repositorium oder durch direkte Veröffentlichung im Open Access in Peer-Review-Publikationen. Das Speichern in einem Repositorium ist in beiden Fällen zwingend erforderlich.

Gleichzeitig sind die finnischen Universitäten ab dem Jahr 2020 verpflichtet, 100% im Open Access zu veröffentlichen.

Theseus, eine Erfolgsgeschichte seiner Zeit

Bereits 2009 haben die Fachhochschulen (FHs) in Finnland ein Open Repository namens Theseus (Link in englischer Sprache) für Abschlussarbeiten und Forschungspublikationen eingerichtet.

25 FHs mit den gleichen Grundsätzen und einem gemeinsamen Helpdesk, bei nur geringem Aufwand, waren zu der Zeit etwas ganz Neues. Zum jetzigen Zeitpunkt ist Theseus mit fast 160.000 hochgeladenen Bachelor- und Masterarbeiten das größte offene Repositorium in Finnland, was es zu einer ziemlichen Erfolgsgeschichte macht.

Dennoch ist die Anzahl der Forschungspublikationen und selbstarchivierten Artikel nach dem 2009 erteilten OA-Mandat nicht so stark gestiegen wie geplant. Darüber hinaus wurde die Meldung von Publikationen an das Bildungsministerium auf zeitaufwändige Weise ohne ein Forschungsinformationssystem durchgeführt. Dementsprechend verlief die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung sehr unterschiedlich und wurde meist in Printform organisiert. Gleichzeitig verlangt das finnische Nationalarchiv (Link in englischer Sprache) von allen Universitäten, dass sie ihre Abschlussarbeiten langzeitarchivieren. Es musste also etwas getan werden – und zwar wieder gemeinsam.

Um mit den Open-Access-Zielen der Europäischen Union und andererseits dem Mangel an Ressourcen umzugehen, haben wir beschlossen, unsere Kräfte wieder zu bündeln: Ein neuer Anfang wurde gemeinsam mit 25 Fachhochschulen, der Finnischen Nationalbibliothek (Link in englischer Sprache), dem CSC (Link in englischer Sprache) (IT Center für die Wissenschaft in Finnland) und dem Finnischen Nationalarchiv (Link in englischer Sprache) gemacht. Der neue Service wurde im Mai 2019 eingeführt.

Einfaches Forschungsinformationssystem (FIS) zur Lösung der häufigsten Probleme

Der neue Dienst ist ein Open Repository, das durch ein sehr einfaches Forschungsinformationssystem (FIS) namens Justus (Link in englischer Sprache) mit dem finnischen nationalen Publikationsinformationsservice sowie mit der nationalen digitalen Langzeitarchivierung (LZA) verbunden ist. Justus ist ein Meldeservice für Publikationsinformationen, der die direkte Eingabe von Informationen in den VIRTA-Publikationsinformationsdienst (Link in englischer Sprache) ermöglicht, das ein Data Warehouse für finnische Publikationsinformationen ist.

Das Open Repository Theseus hat zwei Hauptprozesse: 1.) Upload, Prüfung und Veröffentlichung von Abschlussarbeiten im Internet und 2.) Upload, Prüfung und Veröffentlichung von Papers im Internet.

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ihren beziehungsweise seinen Artikel an die Universität meldet, lädt er oder sie die endgültige Version bei Justus hoch. Der Bericht wird somit sowohl im Theseus Open Repository und als auch im Bildungsministerium zeitgleich eingetragen als auch bei den statistischen Services für die Universitäten.

VIRTA Publication Information Service (Link in englischer Sprache) ist eine fortschrittliche Data-Warehouse-Lösung zur Integration institutioneller Daten auf nationaler Ebene, die im Frühjahr 2016 eingeführt wurde. VIRTA ist ein Datenhub, das die bibliographischen Informationen aller wissenschaftlichen Publikationen umfasst.

Die Integration des einfachen FIS in das Open Repository spart Ressourcen, indem es den Prozess optimiert und hilft, Publikationen an das Bildungsministerium zu melden. Dies sollte zu einer wachsenden Zahl von Selbstarchivierungen führen, da es den Prozess vereinfacht.

Im Rahmen der Reform werden die FH-Abschlussarbeiten auch in die LZA-Dienste exportiert. Die Anbindung an die LZA-Dienste wird den Anforderungen eines vom Nationalarchivsystem in Finnland beschriebenen operativen E-Archivs entsprechen und einen Transfer zur Langzeitarchivierung durch die Finnische Nationalbibliothek ermöglichen.

Hat es sich gelohnt?

Nach der Einführung des einfachen FIS im Mai 2019 hat die Selbstarchivierung bereits in größerem Umfang begonnen. Die tatsächlichen Ergebnisse können jedoch erst Anfang 2020 bewertet werden, wenn die Statistiken des Jahres 2019 vorliegen. Ideen für die Weiterentwicklung des einfachen FIS zu einem echten FIS werden entwickelt: Zum Beispiel die Anbindung eines HR-Systems an Justus, um die Zugehörigkeit von Autorinnen und Autoren zu Institutionen zu identifizieren und die Publikationen mit den im Data Warehouse für finnische Publikationsinformationen verfügbaren weiteren Informationen anzureichern.

Darüber hinaus planen wir, die Helpdesk-Services für die 25 Fachhochschulen im Jahr 2020 über Fragen zum Open Publishing hinaus auf andere Open-Data- und Open-Learning-Fragen auszudehnen. Die gemeinsame Initiative hat sich als wertvoll für die Weiterentwicklung erwiesen und ist dennoch in ihrer Größenordnung mit ihren bescheidenen Kosten und Ressourcen bereits ein ziemlich außergewöhnliches Phänomen.